- PRASAYARAT
Sebelum mengikuti kegiatan belajar mengajar
peserta didik harus sudah mempelajari dan trampil :
1. Berkomunikasi dalam bahasa Indonesia
2. Mengoperasikan komputer Microsoft office
3. Berkomunikasi dengan kolega dan pelanggan
4. Menggunakan peralatan kantor
- PERALATAN DAN BAHAN
1. 1 unit Komputer yang terkoneksi internet
2. 1 unit printer
3. Kertas HVS ukuran A4, dan F4
4. Kertas HVS ber kop
5. Amplop panjang
- KESELAMATAN KERJA
Agar semua kegiatan yang dilakukan dalam proses
belajar mengajar ini berhasil sesuai dengan tujuan, berjalan dengan lancar dan tidak ada ganguan,
maka :
1. Sebelum melaksanakan kegiatan harus berdoa
terlebih dulu
2. Laksanakan prosedur operasional pemakaian mesin
dengan baik. Nyalakan dan matikan mesin sesuai aturan.
3. Ikuti semua petunjuk kerja secara tertib, sesuai
dengan urutan dan aturan.
- LANGKAH KERJA
1. Pelajari teori pendukung dengan seksama. Carilah sumber belajar lain untuk memperluas
pengetahuanmu. Bila masih ada yang kurang jelas tanyakan kepada
guru/instruktur.
2. Pahami perintah dengan benar, jangan mulai bekerja
bila anda belum jelas maksud dari perintah tersebut.
3. Nyalakan komputer
4. Kerjakan dengan seksama
5. Bacalah dalam hati dengan intonasi yang benar,
untuk mengecek apakah isi surat sudah dibuat sesuai tujuan dan ditulis dengan
benar
6. Sebelum dicetak, cek sekali lagi apakah margin dan
tampilan sudah sesuai dengan keinginan melalui print preview
7. Cetak surat dengan kertas yang sesuai.
8. Cetak amplop dengan benar (jangan sampai terbalik)
9. Lipat surat, kemudian masukkan dalam amplop.
- TEORI PENDUKUNG
- Pengertian surat dan fungsi surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis. Dibandingkan dengan komunikasi lisan, surat
memiliki kelebihan karena dapat digunakan sebagai bukti tertulis.
Ada beberapa fungsi surat, tetapi fungsi yang
terpenting dalam dunia usaha/industri, surat berfungsi sebagai duta/wakil dari
pengirim kepada tujuan/alamat yang dituju.
Karena kedudukan itu, maka surat harus dibuat sebaik mungkin, baik dari
segi bahasa maupun tampilan agar dapat merepresentasikan pengirimnya.
- Isi surat
Secara umum isi surat ada 3 alinea yaitu alinea
pembuka, alinea inti dan alinea penutup.
Pada umumnya alinea pembuka berisi tentang alasan mengapa surat tersebut
dibuat. Alinea inti berisi tentang
maksud utama penulisan surat, dan linea penutup biasanya berisi tentang harapan
dan ucapan terima kasih.
Dalam menulis isi surat, harus
menggunakan bahasa yang baik dan benar dengan menggunakan kata yang jelas,
lugas, umum dan baku. Karena bila ada
kesalahan dalam memilih kata akan mengakibatkan pembaca/penerima surat tidak
akan memahami maksud pengirimnya. Selain
itu dalam penulisannya harus menggunakan EYD.
- Bagian-bagian surat
Yang dimaksud dengan bagian surat
adalah hal-hal/unsur-unsur yang ada dalam sebuah surat. Secara umum bagian-bagian surat terdiri dari;
a. Kop
b. Tanggal surat
c. Alamat dalam
d. Nomor surat
e. Perihal / hal
f. Salam pembuka
g. Isi surat
h. Salam penutup
i.
Nama pengirim
j.
Nama
penanggung jawab
k. Nama jabatan
l.
Lampiran
m. Tembusan (bila diperlukan)
- Bentuk-bentuk surat
Bentuk surat adalah penempatan
bagain-bagain surat dalam sebuah surat.
Berikut ini adalah skema bentuk surat yang sering
digunakan dalam surat niaga secara/versi
internasional.
FULL BLOCK
XXXXXXXXXXXXXXXXX
Jl. …………………………
XXXXXXXXXXX
………….. 2008
Nomor : …………
Kepada
……………………
…………………………..
………..
Hal : ……………………………
Dengan hormat,
………………………………………………………………………………….
2 X enter
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
2 X enter
…………………………………………………………………..
Hormat kami,
Nama
penangg jawab
Nama
jabatan
Lampiran
: …………………….
BLOCK
XXXXXXXXXXXXXXXXX
Jl. …………………………
XXXXXXXXXXX
Nomor : ………… …………….
2008
Kepada
……………………
…………………………..
………..
……………………………
Dengan hormat,
………………………………………………………………………………….
2 X enter
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
2 X enter
…………………………………………………………………..
Hormat
kami,
Nm penang jawab
Nama jabatan
Lampiran
: …………………….
SEMI BLOCK
XXXXXXXXXXXXXXXXX
Jl. …………………………
XXXXXXXXXXX
Nomor : ………… …………….
2008
Kepada
……………………
…………………………..
………..
……………………………
Dengan hormat,
………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………..
Hormat
kami,
Nm
penang jawab
Nama
jabatan
Lampiran :
…………………….
INDENTED
XXXXXXXXXXXXXXXXX
Jl. …………………………
XXXXXXXXXXX
Nomor : ………… …………….
2008
Kepada
……………………
(5) …………………………..
(10) ………..
XXXXXXXXXXXXXX
Dengan hormat,
………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………..
Hormat kami,
Nm penang jawab
Nama jabatan
Lampiran :
…………………….
HANGING
XXXXXXXXXXXXXXXXX
Jl. …………………………
XXXXXXXXXXX
Nomor : ………… …………….
2008
Kepada
……………………
…………………………..
………..
……………………………
Dengan hormat,
………………………………………………………………………………….
2 X enter
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
2 X enter
…………………………………………………………………..
Hormat
kami,
Nm penang jawab
Nama
jabatan
Lampiran
: …………………….
OFFICIAL
XXXXXXXXXXXXXXXXX
Jl. …………………………
XXXXXXXXXXX
Nomor : ………… …………….
2008
Lamp. :
............
H a l :
............ Kepada
……………………
………………………
……..
……………………………
Dengan hormat,
………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………..
Hormat
kami,
Nm
penang jawab
Nama
jabatan
Lampiran :
…………………….
Selain secara internasional seperti di atas, di Indonesia juga ada bentuk
surat secara/versi Lembaga Administrasi Negara (LAN). Dalam bentuk ini pada prinsipnya penempatan
bagian-bagiannya sama, hanya ada perbedan pada penempatan Nomor, Lampiran dan
Hal, yang dibuat secara berurutan dibawah kop sebelah kiri.
- Jenis-jenis surat niaga
Surat Niaga adalah surat yang
isinya berhubungan dengan kegiatan perniagaan atau jual beli barang/jasa antara
pengirim dan alamat tujuan (komunikator dan komunikan)
Jenis surat niaga tergantung dari isi surat
tersebut, antara lain :
a.
Surat Perkenalan
Surat
yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk memperkenalkan diri
atau produk (barang/jasa) yang dijualnya.
Selin itu surat ini juga berisi promosi.
b.
Surat Permintaan
Penawaran
Surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta
penjual mengirimkan surat penawaran tentang suatu produk. Surat ini dapat
dibuat karena calon pembeli tertarik dengan surat perkenalan/iklan/promosi,
atau dapat juga dibuat atas inisiatifnya sendiri. Pada
dasarnya isi surat ini meminta penjelasan secara rinci tentang berbagai hal
yang berhubungan dengan produk yang akan dibelinya. Yang paling pokok dalam
surat ini berisi tentang nama produk, harga, cara pembayaran dan cara
penyerahan barang serta hal-hal lain yang dianggap perlu.
c.
Surat Penawaran
Surat dari penjual kepada calon pembeli yang bertujuan
menawarkan produk. Isi pokok surat ini
adalah menyampaikan informasi tentang produk yang dijual, baik berupa harga,
kualifikasi, cara pembayaran dan lain-lain. Surat ini dapat dibuat karena membalas
surat permintaan penawaran atau karena kebutuhan sendiri. Bila sebagai jawaban,
maka isinya harus mengacu pada informasi yang diminta oleh pengirim surat
permintaan penawaran.
Untuk meyakinkan calon pembeli, surat ini sering dilampiri
dengan brosur, daftar harga.
d.
Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh pembeli kepada
penjual yang isinya meminta/memesan produk yang akan dibeli. Surat ini dapat
dibuat karena adanya iklan/penawaran yang masuk atau karena kebutuhan. Isinya yang paling penting adalah menyebutkan
nama dan jenis barang yang dipesan berikut harganya. Juga disertai dengan cara pembayaran yang
diinginkan. Bila pembayaran menggunakan
uang muka yang dikirim melalui bank, maka copy bukti pengiriman/transfer harus
dilampirkan.
e.
Surat
Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat ini dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas
pesanan/permintaan pembeli, berisi tentang pemberitahuan bahwa pesanan disetujui
dan siap dikirim. Disamping berguna agar pembeli tahu, juga agar pembeli
dapat mempersiapkan diri dalam menerima barang tersebut. Surat seperti ini
biasanya hanya dibuat dalam pengiriman barang partai besar dan jauh.
Dalam surat ini dijelaskan tentang jenis
barang, dan jumlahnya. Juga dengan alat
angkut apa yang digunakan serta perkiraan barang akan sampai ditempat
pembeli. Bila diperlukan agar lebih
jelas dilampiri dengan dokumen-dokumen pengiriman, asuransi dan packing list.
f.
Surat Pengaduan
Surat ini dibuat oleh pembeli karena adanya masalah yang
terjadi dengan produk yang diterimanya. Masalah tersebut timbul karena adanya
ketidak sesuaian antara pesanan dengan barang yang diterimanya, misalkan barang
rusak, jumlah atau kualitas yang tidak sesuai dan lain sebagainya.
Isi surat pengaduan memuat beberapa hal,
yaitu :
·
Pernyataan tentang telah sampainya barang yang dipesan.
·
Pernyataan maaf atas adanya ketidak sesuaian.
·
Usulkan solusi untuk mengatasi masalah
tersebut
·
Bila dipandang perlu nyatakan belum
dapat memnuhi kewajiban sesuai pesanan, sebelum masalah diselesaikan.
g.
Surat Jawaban
Pengaduan
Bila penjual menerima surat pengaduan
harus secepatnya ditindaklanjuti dengan menjawab surat tersebut. Isi surat ini antara lain :
§ Ucapkan terima
kasih atas surat pengaduan yang telah diterimanya
·
Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi dan berikan
alasannya.
·
Berikan keputusan dalam memecahkan
masalah tersebut
·
Bila masalah terjadi diluar tanggung
jawab penjual, berikan saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap memberikan
bantuan bila diperlukan
·
Yakinkan pembeli bahwa masalah
tersebut tidak akan terjadi lagi di waktu mendatang
i.
Surat Pengiriman
Pembayaran
Setelah pembeli menerima kiriman produk seperti yang
dipesannya dan tidak ada masalah dengan produk tersebut, maka dia wajib
melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Surat ini hanya dibuat bila pembayaran
dilakukan tidak secara cash pada saat produk/barang diterima oleh pembeli atau
dibayarkan secara langsung. Yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :
·
Hubungkan dengan surat pesanan dan
pemberitahuan pengiriman barang. Bila sebelum pengiriman pembayaran, pembeli
mengajukan pengaduan maka hubungakan juga surat jawaban pengaduan bila ada.
·
Sebutkan jumlah uang yang sudah
dibayarkan
·
Jelaskan cara pembayaran
·
Lampirkan bukti pembayaran
·
Jika Tidak Bisa Membayar Secara Penuh
Jelaskan Alasannya
j.
Surat Penagihan
Surat penagihan dibuat oleh penjual kepada pembeli karena
pembeli sampai batas waktu yang telah disepakati sebelumnya belum juga
membayar/melunasi kewajibannya atau dengan kata lain pembeli masih berutang
kepada penjual. Isi surat
penagihan pada intinya adalah meminta pembeli untuk segera melusi/membayar
utangnya. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :
·
Sampaikan bukti bahwa pembeli belum membayar/melunasi
utangnya
·
Hubungkan dengan surat pesanan atau
pengiriman barang dan faktur
·
Ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo
sudah lewat
·
Sebutkan jumlah utang yang belum
dibayar
·
Akhiri surat dengan penuh harapan agar
pembeli segera membayarnya dalam batas waktu
Bila lewat 2 minggu setelah batas waktu yang diberikan belum
juga dibayar, maka penjual dapat membuat surat penagihan kedua. Dan bila
penagihan kedua juga tidak mendapat reaksi pembeli, maka dapat dilayangkan
surat penagihan ketiga. Bila penagihan ketiga juga tidak mendapatkan tanggapan,
maka penjual dapat melayangkan penagihan keempat yang isinya disertai ancaman
bahwa bila sampai batas waktu tertentu tidak juga diselesaikan, permasalahan
ini akan dibawa ke pengadilan.
k.
Surat Penangguhan
Pembayaran
Surat ini dibuat oleh pembeli bisa karena inisiatifnya
sendiri, atau karena adanya surat penagihan dari penjual. Isinya menyatakan :
·
Pernyataan/hubungkan bahwa pembeli telah menerima kiriman
barang atau telah menerima surat
penagihan
·
Nyatakan penyesalan karena adanya masalah sehingga belum
dapat memenuhi kwajibannya sesuai dengan kesepakatan. Jelaskan masalah
tersebut.
·
Mohonkan penjadwalan ulang dan cara
pembayarannya
·
Berjanji untuk segera melunasinya
l.
Surat Jawaban
Penangguhan Pembayaran
Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli
mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Isi suratnya adalah :
·
Sampaikan bahwa surat permohonan
penangguhan telah diterima
·
Bila penjual dapat memahami
permasalahan yang dihadapi oleh pembelim nyatakan persetujuannya dan
selanjutnya buat keputusan tentang cara pembayarannya.
Namun bila penjual tidak dapat
menyetujuinya, nyatakan dengan jelas alasannya.
·
Yakinkan bahwa permasalahan akan
segera berakhir
- Alur kerja pembuatan surat niaga
![]() |
|||||
![]() |
|||||
|
||||||
|
||||||
Keterangan :
a. Surat niaga dapat dibuat karena untuk membalas surat yang masuk atau karena
adanya kebutuhan dari pengirimnya.
b. Selanjutnya pimpinan meminta untuk membuat surat sesuai dengan kondisi di
atas.
c. Pembuatan surat dilaksanakan dimulai dari pengumpulan data yang dibutuhkan
seperti, surat, iklan, situasi dan kondisi dll.
d. Surat diketik lengkap dengan amplopnya.
e. Surat dicatat dalam buku agenda/verbal untuk mendapatkan nomor surat.
f. Selanjutnya surat dilipat dan dikirim.
Bila surat dikirim dengan e-mail maka tidak perlu dibuatkan amplopnya.
|
.
- Pengetikan amplop
Salah satu cara mengetik amplop adalah melalui menu tools, klik letters and
mailing, klik envelopes and labels, pilih envelope.
Ketikkan nama dan alamat yang dituju pada bagian delivery address dan nama
dan alamat pengirim pada return address.
Selanjutnya pilih add document disisi kanan, lalu rapikan bentuk
ketikannya.
- Melipat surat dan memasukkan ke dalam amplop
Untuk surat yang diketik dengan kertas F4 atau folio, dilipat menjadi 4
bagian. Bagian yang tertulis kop,
diletaakan dibagian atas dan dapat dibaca (terbuka). Sedangkan untuk kertas A4, dilipat tiga.
|
![]() |
||||||||||||
|
||||||||||||
Kertas A4 dan
Quarto
![]() |
||||||||||
![]() |
||||||||||
|
||||||||||
Setelah dilipat, surat dimasukkan kedalam amplop dengan
cara sebagai berikut :
![]() |
|
|
|
||||||||
H. LATIHAN
Buatkan surat niaga 3
diantara 5 tugas di bawah ini (sesuai permintaan instruktur). Waktu untuk
menyelesaikan setiap tugas berikut adalah 40 menit !
1.
Saat ini Anda diposisikan sebagai pegawai
Administrasi di CV SEJAHTERA MULYA, Jl. Raden Saleh 10 Semarang. Perusahaan ini bergerak dalam bisnis Retail
dengan menjual segala macam kebutuhan rumah tangga. Karena persediaan sabun
cuci merk Rinso habis, maka pimpinan meminta Anda untuk membuat surat pesanan
ke PT Unilever Indonesia, Jl. Rasuna Said No. 55 Jakarta Selatan. Dengan perincian ukuran 1 Kg 500 buah, ukuran
0,5 Kg 800 buah. Sampiakan bahwa uang muka sebesar Rp 7.500.000,00 telah
ditransfer melalui Bank Mandiri cabang Kuningan, dan sisanya akan dilunasi
paling lambat 2 minggu setelah barang diterima. Mintakan pengiriman paling
lambat akhir bulan ini.
Ketik pada
kertas A4 tanpa kop. Bentuk
Semi block Internasional. Tanggal hari ini dan nomor karang sendiri.
2. Anda bekerja di perusahaan TIFANI Tour &
Travel, Jl. Mayapada 15, Bogor. Pada tanggal 17 April 2010, telah menerima
kiriman 2 buah Laptop dengan merk Toshiba dari Toko Media Electronika, Pusat
Pertokoan Ambassador, Blok O 11 Lantai II, Jl.
Kasablangka, Jakarta Selatan. Ternyata pada Laptop type ZX200 speaker tidak dapat berfungsi dengan baik,
selain itu tas yang dijanjikan sebagai bonusnya ternyata tidak sesuai dengan
brosur. Mintakan perbaikan untuk masalah speaker dang ganti tas sesuai brosur.
Pembayaran belum dapat dibayarkan sebelum ada perbaikan dan penggantian tas.
Ketik pada
kertas Folio tanpa kop. Bentuk
block Internasional. Tanggal hari ini dan nomor karang sendiri.
3. Pimpinan
Anda meminta untuk membalas surat berikut pada kertas A4 berkop. Bentuk Full
block Internasional. Tanggal hari ini dan nomor karang sendiri.
|
Nomor :
115/PS/IV/2010 10
April 2010
Kepada
PT MULYA JAYA
Jl. Dipati Ukur No. 45
SURABAYA
PENGADUAN BUKU
TULIS
Dengan hormat,
Kiriman Saudara atas pesanan kami 1000
eklempar buku tulis merk KIYOSI yang diangkut oleh perusahaan ekspedisi “Tiara
Kilat” telah kami terima dengan baik.
Namun setelah kami teliti ternyata terjadi
kesalahan pengiriman karena buku tersebut berukuran kecil dengan isi 36 lembar,
sedangkan yang kami minta berukuran
sedang dengan isi 36 lembar.
Mengingat saat ini buku tersebut sangat
diminati masyarakat di kota kami, maka kami mohon Saudara dapat segera
mengirimkan kembali buku seperti yang kami minta. Dan untuk masalah buku yang sudah
terlanjur kami terima, kami bersedia membantu untuk menjualkannya dengan
catatan pembayaran akan kami lakukan 2 bulan mendatang.
Karena permasalahan ini, kami mohon maaf
belum dapat membayar faktur nomor 345 seperti yang Saudara kirimkan. Dan kami
belum akan menjual buku tersebut sebelum Saudara memberikan persetujuan.
Kami menunggu kabar dan kiriman Saudara secepatnya. Terima kasih atas perhatian Saudara.
Hormat kami,
|
Angkasa
Sejati
Pemilik
- Anda bekerja di UD MOTOR OIL, Jl. Slamet Riyadi No. 50, Solo. Perusahaan bergerak dalam penjualan berbagai minyak untuk berbagai jenis mesin. Pimpinan Anda tertarik untuk menjadi agen sesuai dengan iklan yang dipasang diharian Kompas pada hari Minggu, tanggal 18 April 2010. Anda diminta oleh atasan untuk membuat surat permintaan penawaran sehubungan dengan harga barang dan sarat-sarat yang harus dipenuhi. Iklan tersebut berbunyi sebagai berikut :
![]() |
|
Surat diketik pada kertas A4 tanpa kop dengan
bentuk indented internasional. Tanggal surat
hari ini dan nomor surat
karang sendiri.
5.
PT DUNIA MAJU, Jl. Pasar Pagi No. 32,
Jakarta, adalah perusahaan yang baru dan bergerak dalam bidang Event Organizer,
dalam berbagai bidang kegiatan, baik berhubungan dengan pelatihan karyawan,
penanganan rapat, penanganan pernikahan dll, dengan biaya yang bersaing. Dengan motto kualitas pelayanan adalah
jaminan kepuasan pelanggan. Anda diminta
untuk mengirimkan perkenalan untuk BPPK V, Jl. Camat Gabun II, Lenteng Agung, di Jakarta Selatan. Tanggal hari ini, nomor surat silakan
dikarang sendiri. Surat diketik pada
kertas A4, dengan bentuk hanging internasional.
|
CV SEJAHTERA
Jl. Raden Saleh, No. 10
SEMARANG
Nomor :
234/Psn/2010 19
April 2010
Kepada
PT
UNILEVER INDONESIA
Jl.
Rasuna Said No. 55
Jakarta
Selatan
Pesanan
Rinso
Dengan
hormat,
Berhubung persediaan kami
telah menipis, maka kami minta Saudara dapat segera mengirimkan 500 bungkus
Rinso 1 Kg dan 800 bungkus Rinso 0,5 Kg.
Uang muka sebesar Rp.
7.500.000,00 (Tujuh juta lima ratus ribu rupiah) telah kami transfer ke
rekening Saudara di Bank Mandiri cabang Kuningan (bukti copy transfer
terlampir). Sedangkan
kekurangannya akan kami lunasi 2 minggu setelah kiriman kami terima.
Kami
harap barang tersebut sudah kami terima paling lambat akhir bulan ini. Atas perhatian Saudara kami haturkan terima
kasih.
CV
SEJAHTERA
Priambodo
Wicaksono, SE
Pemilik
Lampiran :
Copy bukti transfer
|
TIFANI Tour & Travel
Jl. Mayapada 15
B O G O R
Nomor : 111/Cl/IV/10 19 April 2010
Kepada
Toko MEDIA ELECTRONIKA
Pusat Pertokoan Ambassador
Blok O 11, Lantai II
Jl. Kasablangka
Jakarta Selatan
PENGADUAN LAP TOP
Dengan hormat,
Kami informasikan bahwa Laptop TOSHIBA pesanan kami sebanyak 2 unit
telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 April 2010.
Namn sayang sekali setelah kami cek, pada type ZX 200, speaker tidak
berfungsi. Selain itu tas yang Saudara
janjikan sebagai bonus, ternyata tidak sesuai dengan brosur yang Saudara
tawarkan kepada kami. Untuk itu kami
mohon, Saudara dapat mengirimkan teknisi untuk memperbaikinya sekaligus
membawakan ganti tas yang sesuai.
Atas kejadian ini, kami mohon maaf belum dapat mengirimkan pembayaran
sebagai mana yang kami janjikan seperti dalam pesanan. Kami berjanji setelah permasalahan ini
selesai, kewajiban akan segera kami laksanakan.
Kami harap perbaikan akan dilaksanakan paling lama dua minggu terhitung
dari tanggal surat ini. Terima kasih
atas perhatian Saudara.
TIFANI
Tour & Travel,
EVALINA
WIJAYA
Direktur
|
Jl. Dipati Ukur No. 45
SURABAYA
19
April 2010
Nomor :
315/JCL/10
Kepada
Yth. Ibu Angkasa Sejati
Pemilik
Toko Buku TUJUH SAUDARA
Jl.
Mnyaran 23
SEMARANG
Hal : PENGADUAN
BUKU TULIS
Dengan
hormat,
Surat Saudara nomor
115/PS/IV/2010, tertanggal 10 April 2010, tentang perihal di atas telah kami
terima dengan baik, untuk itu kami ucapkan terima kasih.
Kami sangat menyesal atas
kejadian tersebut, dan untuk itu kami mohon maaf. Sehubungan dengan penawaran Saudara untuk
menjualkan buku yang salah kirim beserta cara pembayarannya kami dapat
menyetujuinya. Sedangkan untuk buku
pengganti akan kami kirim paling lambat minggu ini.
Kami berjanji kesalahan
seperti ini tidak akan terjadi lagi, dan semoga hubungan dagang kita dapat
berjalan lancar di masa depan. Atas
perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT MAJU JAYA
Alena Suteja, SE, MM
Manager Pemasaran
|
Jalan Slamet Riyadi No. 50
S O L O
Nomor :
098/PP/2010 19
April 2010
Kepada
PT BUMI PERSADA OIL
Jl. Bungur Besar 10
BEKASI
AGEN MY
GREEN OIL
Dengan hormat,
Kami tertarik dengan iklan Saudara di
harian Kompas edisi Minggu, 18 April 2010, tentang MY GREEN OIL.
Melalui kesempatan ini kami ingin
mengajukan diri sebagai agen pemasaran minyak tersebut untuk daerah Solo dan
sekitarnya. Kami yakin produk ini akan
cepat berkembang, karena selain mampu menjawab kebutuhan masyarakat, juga toko
kami berada di tengah kota dengan bangunan yang cukup representatif, sehingga
mudah dan cepat diakses dari arah manapun.
Untuk itu kami ingin mengenal produk
tersebut lebih rinci baik harga, kemasan, kelebihan dan kekurangannya serta
syarat-syarat yang harus kami penuhi.
Kami akan sangat senang apabila Saudara dapat mengirimkan petugas untuk
mensurvei tempat kami sekaligus memberikan penjelasan seperti yang kami minta.
Kami berharap jalinan kerjasama ini
dapat saling menguntungkan, untuk itu kami menunggu kabar dari Saudara
secepatnya. Atas perhatian Saudara kami
haturkan terima kasih.
Hormat
kami,
AGUS
DARMAWAN
Pemilik
|
Jl. Pasar Pagi No. 3
Jakarta
Nomor :
023/DM/10 19
April 2010
Kepada
Yth. Kepala BPPK V
Jl. Camat Gabun II, Lenteng
Agung
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Perkenalkan
bahwa perusahaan kami bergerak dalam bidang Event Organizer baik untuk kegiatan
kantor maupun pribadi. Dengan motto
„Kualitas Pelayanan adalah Jaminan Kepuasan Konsumen“, maka setiap event yang
kami tangani baik partai besar maupun kecil akan kami tangani dengan penuh
perhatian dan teliti.
Dengan
motto tadi, kami yakin akan dapat melayani kebutuhan Bapak/Ibu dalam
mengorganisasikan kegiatan yang akan dilakukan.
Sebagai gambaran berikut kami lampirkan brosur untuk dapat Bapak/Ibu
pelajari. Kami juga siap melayani
apabila Bapak/Ibu menghendaki pelayanan yang berbeda dari apa yang telah kami
tawarkan.
Kami
menunggu kerjasama yang tak terlupakn dengan Bapak/Ibu. Kapanpun dikehendaki kami siap membantu. Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima
kasih.
Hormat
kami,
PT
DUNIA MAJU,
SURYA
ANDIKA, SE
Manager
Pemasaran
I. PENILAIAN
LEMBAR PENILAIAN
MEMBUAT SURAT NIAGA
No.
|
Unsur Penilaian
|
Perolehan nilai
|
Ket.
|
|||||
Maks
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|||
1
|
Persiapan
a. Langkah kerja
b.
Sikap kerja
c.
Penggunaan alat
d.
Keselamatan kerja
|
3
7
2
3
|
||||||
2
|
Proses Kerja
|
20
10
|
||||||
3
|
Hasil kerja
|
10
30
5
5
5
|
||||||
Total
|
100
|
|||||||
Catatan :
Bila sampai batas waktu yang diberikan tidak dapat diselesaikan,
dapat diberi tambahan waktu 5 menit. Dan bila sudah ditambah belum juga
selesai, maka siswa dinyatakan belum kompeten, dan harus mengulang.
BPPK JAKARTA SELATAN
|
JOB 2
MEMBUAT SURAT NIAGA DENGAN LAMPIRAN GRAFIK DAN DIKIRIM
MELALUI E-MAIL
|
Kode : ADM.PK02.007.01
Waktu : 4
x 60 menit
|
A.
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah selesai melaksanakan kegiatan belajar
mengajar, peserta didik diharapkan dapat :
1. Membuat surat niaga berbahasa Indonesia dengan
lampiran grafik
2. Mencari data yang akan ditulis dalam surat dari
internet
3. Mengirim surat melalui e-mail
B.
KOMPETENSI
YANG HARUS DIKUASAI
1. ADM.PK
2. ADM.PK
C. PRASAYARAT
Sebelum mengikuti kegiatan belajar mengajar
peserta didik harus sudah mempelajari dan trampil :
1. Membuat surat niaga (Job 1)
2. Membuat tabel melalui microsoft excel
3. Mengoperasikan komputer sebagai alat komunikasi
4. Setiap siswa telah memiliki alamat e-mail
D. PERALATAN DAN BAHAN
1. 1 unit Komputer yang terkoneksi internet
2. 1 unit printer
3. Kertas HVS A4
E. KESELAMATAN KERJA
Agar semua kegiatan yang dilakukan dalam proses
belajar mengajar ini berhasil sesuai dengan tujuan, berjalan dengan lancar dan tidak ada ganguan,
maka :
1. Sebelum melaksanakan kegiatan harus berdoa
terlebih dulu
2. Laksanakan prosedur operasional pemakaian mesin
dengan baik. Nyalakan dan matikan mesin sesuai aturan.
3. Ikuti semua petunjuk kerja secara tertib, sesuai
dengan urutan dan aturan.
F. LANGKAH KERJA
1. Pelajari teori pendukung dengan seksama. Carilah sumber belajar lain untuk memperluas
pengetahuanmu. Bila masih ada yang kurang jelas tanyakan kepada
guru/instruktur.
2. Pahami perintah dengan benar, jangan mulai bekerja
bila anda belum jelas maksud dari perintah tersebut.
3. Nyalakan komputer
4. Kerjakan dengan seksama
5. Bacalah dalam hati dengan intonasi yang benar,
untuk mengecek apakah isi surat sudah dibuat sesuai tujuan dan ditulis dengan
benar
6. Buatkan grafik melalui microsoft excel sebagai
lampiran.
7. Kirim surat dan lampiran dengan e-mail
8. Cetak lampiran tersebut.
G. TEORI PENDUKUNG
1. Lampiran Surat
Lampiran adalah dokumen yang disertakan dalam
pengiriman surat. Fungsinya sebagai
bukti pendukung dan untuk memperjelas isi surat.
2. Membuat grafik melalui microsoft excel
Grafik adalah data tabel yang disajikan dalam
bentuk gambar. Jenis grafik antara lain
adalah batang (column), lingkaran (pie), garis (line), bar dll.
Langkah-langkah membuat grafik adalah sebagai
berikut :
a. Buka microsoft excel
b. Ketikan data tabel yang dibutuhkan
c. Blok tabel tersebut
d. Klik insert, pilih Chart
e. Pilih chart type/jenis tabel yang diinginkan,
pilih chart sub-type, next
f. Klik chart title (judul grafik), ketik category X,
category Y (sumbu X dan sumbu Y) dan sumbu lain yang dibutuhkan
g. Lengkapi data grafik dari sub menu yang ada di
bagian atas jendela. Next
h. Pilih As new sheet.
i.
Siap di cetak
j.
Simpan
3.
Mencari data
melalui internet
Data yang akan ditulis dalam surat dapat bersumber
dari berbagai tempat, antara lain dari surat yang masuk, kondisi yang ada,
pusat informasi, iklan baik melalui media massa ataupun dari internet. Untuk data dari internet, tentu saja harus
diperoleh melalui browsing pada alamat yang tersedia, misal google, yahoo dll.
4.
Mengirim
surat melalui e-mail
E-mail adalah singkatan dari electronic mail atau
surat elektronik, yaitu surat yang ditulis melalui form tertentu pada satu
penyedia situs, seperti yahoo, plasa telkom, alamat web tertentu dll. Syarat utama untuk bisa berkirim surat
melalui e-mail adalah harus memiliki alamat e-mail.
Langkah-langkah mengirim e-mail dengan lampiran
adalah sebagai berikut :
a. Buka alamat e-mail anda
b. Pilih surat
c. Isi alamat yang dituju
d. Buat surat di format e-mail
e. Lampirkan lampiran yang dibutuhkan
f. Kirim
H.
LATIHAN
1. Berikut ini adalah data Laporan Penjualan Mobil
tahun 2010 triwulan pertama pada PT MUTIARA MOBILINDO, Jl. Sisingamangaraja No.
15, Jakarta.
Bulan Januari terjual merk Honda sebanyak
33 unit, Toyota, 53 unit, Suzuki, 40, Daihatsu, 25 unit, Lain-lain, 20 unit.
Bulan Februari, masing-masing, 30,60,42,20,15. Bulan Maret, masing-masing
terjual, 36,59,40,22,20. Buatkan grafik laporan tersebut dalam bentuk :
a. Column
(Batang) 3 D.
b. Pie,
untuk penjualan bulan Januari 2010.
2. Buatlah surat permintaan penawaran berdasarkan
data yang diperoleh dari internet tentang iklan/penawaran suatu produk
(barang/jasa). Surat diketik pada kertas
A4 tanpa kop, dalam bentuk Semi blok internasional. Dibuat pada hari ini dengan nomor karang
sendiri. Anda diberi kewenangan untuk
menandatangani surat tersebut.
Selanjutnya surat dikirim ke e-mail BPPK V dengan alamat
...................
3. Anda bekerja di PT Indodarma Nusantara Cabang
Surabaya, Jl. Pasar Turi No. 34, Surabaya.
Perusahaan bergerak dalam penjualan Motor merek Yamaha. Anda diminta untuk membuat laporan kepada
kantor pusat yang berkantor di jalan Pahlawan Revolusi No. 51, Jakarta
Timur. Surat dilampiri dengan grafik
bentuk pie dari penjualan selama bulan Maret 2010. Penjualan yang telah diraih adalah sebagai
berikut; Merk Mio, 235 unit, Nuvo, 175 unit, RX King, 45 unit, Jupiter, 20
unit. Surat dibuat diatas kertas A4,
dalam bentuk block internasional. Surat
dan lampiran dikirim melalui e-mail ke alamat BPPKV.
KUNCI JAWABAN
1. a.
b.
2.
3.
|
PT
INDODARMA NUSANTARA
Cabang Surabaya
Jl. Pasar Turi No. 34
SURABAYA
Nomor
: 122/Lap/VI/2010 19 April
2010
Kepada
Yth. Direktur PT INDODARMA NUSANTARA
Kantor Pusat
Jl. Pahlawan Revolusi No. 51
Jakarta Timur
LAPORAN
TRIWULAN I
Dengan hormat,
Berikut ini kami sampaikan Laporan Penjualan
selama Triwulan I dengan perincian sebagai berikut :
No
|
Jenis
|
Jumlah
|
1
|
Mio
|
235
|
2
|
Nuvo
|
175
|
3
|
RX King
|
45
|
4
|
Jupiter
|
20
|
Untuk lebih mempermudah dalam mempelajarinya kami
sampaikan laporan ini dalam bentuk grafik seperti nampak dalam lampiran
berikut.
Semoga laporan ini dapat digunakan sebagaimana
mestinya. Atas perhatian Bapak kami
sampaikan terima kasih.
Hormat
kami,
DAMAR
WULAN, SE
Kepala
Cabang
Lampiran
: Grafik Laporan Penjualan
- PENILAIAN
LEMBAR PENILAIAN
MEMBUAT GRAFIK
No
|
Unsur Penelian
|
Maks
|
Perolehan Nilai
|
Keterangan
|
|
Dicapai 1
|
Dicapai 2
|
||||
1
|
Persiapan
a.
Langkah kerja
b.
Sikap kerja
c.
Penggunaan alat
d.
Keselamatan kerja
|
10
10
5
5
|
|||
2
|
Proses Kerja
Pengoperasian computer
|
20
|
|||
3
|
Hasil kerja
a. Bentuk bentuk grafik
1.
b. Kelengkapan grafik
2.
c. Tampilan grafik
|
10
30
10
|
|||
Total
|
100
|
||||
Catatan : Bila sampai batas waktu yang diberikan
tidak dapat diselesaikan, dapat diberi tambahan waktu 5 menit. Dan bila sudah
ditambah belum juga selesai, maka siswa dinyatakan belum kompeten, dan harus
mengulang.
LEMBAR PENILAIAN
MEMBUAT
SURAT DENGAN LAMPIRAN GRAFIK
No
|
Unsur
Penilaian
|
Maks
|
Perolehan
Nilai
|
Keterangan
|
1
|
Persiapan
a.
Langkah kerja
b.
Sikap
kerja
c.
Penggunaan
alat
d.
Keselamatan
kerja
|
10
10
5
5
|
||
2
|
Proses Kerja
Pengoperasian computer
|
20
|
||
3
|
Hasil kerja
a.
Bentuk
surat
b.
Kelengkapan
surat
c.
Isi
surat
d.
Kebenaran
grafik
e.
Pelipatan
surat
f.
Amplop
g. Pemasukan surat ke amplop
|
5
5
15
10
5
5
5
|
||
Total
|
100
|
Catatan : Bila sampai batas waktu yang diberikan
tidak dapat diselesaikan, dapat diberi tambahan waktu 5 menit. Dan bila sudah
ditambah belum juga selesai, maka siswa dinyatakan belum kompeten, dan harus
mengulang.
LEMBAR PENILAIAN
MEMBUAT
SURAT DIKIRIM MELALUI E-MAIL
No
|
Unsur
Penilaian
|
Maks
|
Perolehan
Nilai
|
Keterangan
|
1
|
Persiapan
a.
Langkah kerja
e.
Sikap
kerja
f.
Penggunaan
alat
g.
Keselamatan
kerja
|
10
10
5
5
|
||
2
|
Proses Kerja
Pengoperasian computer
|
20
|
||
3
|
Hasil kerja
a.
Bentuk
surat
b.
Kelengkapan
surat
c.
Isi
surat
d.
Isi e-mail
e.
Surat
beserta lampiran terkirim
|
5
5
20
10
10
|
||
Total
|
100
|
Catatan : Bila sampai batas waktu yang diberikan
tidak dapat diselesaikan, dapat diberi tambahan waktu 5 menit. Dan bila sudah
ditambah belum juga selesai, maka siswa dinyatakan belum kompeten, dan harus
mengulang.
BPPK JAKARTA SELATAN
|
JOB 4
MENYUSUN
SURAT NIAGA BERBAHASA INGGRIS
|
Kode :
ADM.PK02.007.01
Waktu : 4 x 60 menit
|
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah melaksanakan
kegiatan ini siswa diharapkan dapat :
Menyusun surat niaga berbahasa Inggris
B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI
1. ADM.PK.
- ADM.PK berbahasa inggris
C.
PRASYARAT
Sebelum
melaksanakan praktek ini siswa harus sudah :
1. Mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggris
secara tertulis pada tingkat operasional dasar
2. Telah kompeten dalam membuat surat Niaga
3.
Mampu mengoperasikan computer
program MS Word
D.
PERALATAN DAN BAHAN
1. Satu set Komputer lengkap dengan printer
2. Dua lembar kertas A4 tanpa kop
3. Satu lembar kertas A4 dengan kop
4.
Tiga amplop panjang (# 10)
E. KESELAMATAN KERJA
1. Berdoa sebelum mulai
bekerja
2.
Ikuti prosedur menyalakan dan mematikan computer dengan benar
3.
Lakukan langkah kerja secara urut (tertib) sesuai petunjuk
F. LANGKAH KERJA
1. Pelajari materi secara seksama.
Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang belum jelas.
2.
Pahami perintah dengan teliti
3.
Nyalakan computer
4.
Sebelum melakukan pencetakan,
yakinkan diri bahwa ketikan sudah sesuai kebutuhan. (lihat print preview)
5. Aktifkan printer dan pasang kertas dengan
benar
6.
Lipat surat
7.
Masukkan ke amplop
8. Bila telah selesai matikan printer dan
computer secara tertib
- TEORI PENDUKUNG
1.
Kind of Business Letters (Macam-macam surat niaga dalam Bahasa
Inggris)
b. Inquiry Letters Surat permintaan informasi
c. Offering/Sales Letters Surat Penawaran
d. Ordering Letters Surat Pesanan
e.
Execution Letters Surat
Pengiriman pesanan
f.
Complains Letters Surat Pengaduan
g.
Remittance Letters Surat penyelesaian pembayaran
h.
Adjustments Letters Surat penyelesaian pengaduan
i.
Collections Letters Surat Penagihan
2.
Parts of Business Letters
(Bagian-bagian surat)
a.
Heading/Letterhead Kepala surat
b.
Dateline Tanggal surat
c.
Reference line Initial
d.
Inside address Alamat dalam
e.
Attention line Untuk perhatian (bila
diperlukan)
f.
Salutation Salam pembuka
g.
Subject line/Re-line Perihal
h.
Body of letter Isi surat
i.
Complimentary close Salam
penutup
j.
Signature Tanda
tangan disertai nama jelas
k.
Enclosure Lampiran
|
|
|
SINGAPORE
|
|
|||
|
Jakarta
Indonesia
|
|
|
|
The articles can
be delivered from stock two weeks after receiving your order.
|
|
|||||
Thee Yo Kin
Sales Manager
|
3.
Type of Letters
a.
Full Block Style
b.
Block Style
c.
Semi block style / Modified
block style
d.
Indented style
e.
Hanging Paragraph
H. LATIHAN
Waktu untuk
menyelesaikan setiap kasus adalah 40 menit
Susunlah
bagian-bagian surat berikut menjadi sebuah surat yang baik!
1. Bentuk full block, pada kertas A4 tidak berkop
Inside address :
Miyoshi Trading Company
045-17
Homura Chome
Uchigawa
– Tokyo
Japan
Lettterhead : Malindo
Corporation
1024 Jl. Jend. Sudirman
Bandung – West Java
Indonesia
Dear Sirs,
Ref : AA/DR
24thMay 2008
RE : Miyoshi Electric Key
Telephone
We are interested in your Key Telephone advertised in Kompas a few
days ago. Would you please send us your full details and prices of all Miyoshi
products you hold in stock, also details of trade discount and terms of
payment.
We look forward to receiving your early reply.
If you can quote us your
competitive prices, we may place our substantial order with you soon.
Lucy
Mamora
Chief
Buyer
Yours
truly,
2.
Bentuk Modified Block pada
kertas A4 berkop
KITCHEN EQUIPMENT
111 Orchid Road
Manchester, England
Dear Mr. Subronto
Yours sincerely,
Encl : catalogue
PT Multi Indah & Co.
Ltd.
76 Jl. Suryopranoto
Jakarta
Indonesia
The equipment you mentioned
in your letter has been a very great success and we have already exported them
to several European countries and our prices and terms are competitive.
We thank you for your letter
of 22 June, 2008 asking full particulars of our Kitchen Equipment, and are
sending you herewith our latest illustrated catalogue which gives you fill
details of prices, models and terms.
Though prices have gone up
steadily since March we have not yet raised our quotations. We would,
therefore, recommend you to place your order as soon as possible.
J. Clark / Sales Manager
3. Bentuk Indented styk pada kertas A4 tanpa
kop
To : Veredicals Shoes Manufactures
268 Jl. Kopo Utama
Bandung
West Java
From
: The Modern Shoes Centre
158 Pucang Anom Raya
Surabaya
Ref : AC/YS
Encl : Order form no. 67
Dear Sirs,
Yours truly,
H. Ahmad Kholil
Chief Buyer
25th June 2008
OUR ORDER NO. 67
If you can accept our order in these
terms, we would ask you to arrange for immediate delivery.
Thank you for your quotation and
illustrated catalogue of your shoe products you send us. As we should like to
buy 100 pairs of men’s shoes we are enclosing herewith our order no. 67, but on
the condition a trade discount 5 % must be given.
We
should appreciate your early attention to this order.
|
1024 Jl. Jend. Sudirman
Bandung – West Java
INDONESIA
Ref : AA/DR April,
19th 2010
Miyoshi Trading Company
045-17 Homura Chome
Uchigawa – Tokyo
Japan
RE : Miyoshi Electric Key
Telephone
Dear Sirs,
We are interested in your Key Telephone advertised in Kompas a few
days ago. Would you please send us your full details and prices of all Miyoshi
products you hold in stock, also details of trade discount and terms of
payment.
If you can quote us your competitive prices, we may place our
substantial order with you soon.
We look forward to receiving your early reply.
Yours truly,
Lucy Mamora
Chief Buyer
|
111 Orchid Road
MANCHESTER, ENGLAND
Ref : 19th April, 2010
PT Multi Indah & Co. Ltd.
76 Jl.
Suryopranoto
Jakarta
Indonesia
Dear Mr. Subronto,
We thank you for
your letter of 22 June, 2008 asking full particulars of our Kitchen Equipment,
and are sending you herewith our latest illustrated catalogue which gives you
fill details of prices, models and terms.
The equipment
you mentioned in your letter has been a very great success and we have already
exported them to several European countries and our prices and terms are
competitive.
Though prices
have gone up steadily since March we have not yet raised our quotations. We
would, therefore, recommend you to place your order as soon as possible.
Yours
sincerely,
J. Clark / Sales Manager
Encl : catalogue
|
THE MODERN SHOES CENTRE
158 Pucang Anom Raya
SURABAYA
Ref : AC/YS 25th June 2009
Veredicals Shoes Manufactures
268 Jl. Kopo Utama
Bandung
West Java
OUR
ORDER NO. 67
Dear Sirs,
If you can accept our
order in these terms, we would ask you to arrange for immediate delivery.
Thank you for your
quotation and illustrated catalogue of your shoe products you send us. As we
should like to buy 100 pairs of men’s shoes we are enclosing herewith our order
no. 67, but on the condition a trade discount 5 % must be given.
We should appreciate your
early attention to this order.
Yours
truly,
H.
Ahmad Kholil
Chief
Buyer
Encl : Order form no. 67
- PENILAIAN
LEMBAR PENILAIAN
MENYUSUN SURAT NIAGA BERBAHASA INGGRIS
No.
|
Unsur
Penilaian
|
Perolehan
nilai
|
Keterangan
|
|||
Maks
|
Dicapai 1
|
Dicapai 2
|
Dicapai 3
|
|||
1
|
Persiapan
a.
Langkah kerja
b.
Sikap kerja
c.
Penggunaan alat
d.
Keselamatan kerja
|
10
10
5
5
|
||||
2
|
Proses Kerja
Pengoperasian computer untuk pembuatan surat
|
20
|
||||
3
|
Hasil kerja
a. Bentuk surat
4.
b. Isi surat
|
20
30
|
||||
Total
|
100
|
|||||
Catatan : Bila sampai batas waktu yang diberikan
tidak dapat diselesaikan, dapat diberi tambahan waktu
5 menit. Dan bila sudah ditambah belum juga selesai, maka siswa dinyatakan
belum kompeten, dan
harus mengulang.








Tidak ada komentar:
Posting Komentar